Was du einer KI über deine Kundschaft erzählen darfst

Es ist Dienstagabend, ein Bericht muss bis morgen fertig sein. Die Notizen aus drei Gesprächen liegen unsortiert vor dir. Der naheliegende Schritt ist, sie in ein Chatfenster zu kippen und um eine Struktur zu bitten.

Genau an dieser Stelle passiert es, selten aus Nachlässigkeit. Das Werkzeug fühlt sich wie ein Notizblock an und ist tatsächlich der Dienst eines fremden Unternehmens.

Ich schreibe das als jemand, der KI täglich nutzt und keine juristische Ausbildung hat. Wo diese Werkzeuge im Marketing wirklich helfen, habe ich in KI im Marketing sortiert. Was folgt, ist eine praktische Einordnung, keine Rechtsberatung. Bei heiklen Mandaten führt der Weg an einer Fachperson nicht vorbei.

Warum das für Beratende besonders gilt

Wer berät, arbeitet fast immer mit Material, das nicht ihm gehört. Interne Zahlen, Personalfragen, Konflikte in einer Geschäftsleitung, gesundheitliche Themen im Coaching.

Dazu kommt bei vielen eine berufliche Schweigepflicht oder zumindest eine vertragliche Vertraulichkeit. Diese endet nicht dort, wo ein Werkzeug praktisch ist.

Der Massstab ist einfacher, als das Thema wirkt: Alles, was du in ein solches Fenster schreibst, hast du an ein Unternehmen übermittelt. Ob es dort ausgewertet, gespeichert oder gelöscht wird, ändert daran nichts.

Die Unterscheidung, die im Alltag trägt

Ich sortiere mein Material in drei Stapel. Das entscheidet fast alles.

Unbedenklich. Alles, was keinen Bezug zu einer bestimmten Person oder Firma hat. Formulierungen üben, Struktur für einen Vortrag entwerfen, ein Konzept sortieren, allgemeine Fachfragen. Wo dabei die Grenze zwischen Hilfe und Austauschbarkeit liegt, steht in Kann ChatGPT dein Marketing schreiben?. Der grösste Teil meiner Nutzung liegt hier. Dort ist alles unproblematisch.

Nur anonymisiert. Fälle, Beispiele, Situationen. Hier lässt sich mit Ersetzungen arbeiten, wenn man es gründlich macht.

Gar nicht. Namentliche Unterlagen, Verträge, Protokolle mit Klarnamen, Gesundheitsdaten, Personalakten, alles unter Schweigepflicht. Für diesen Stapel gibt es keine Abkürzung, die den Aufwand lohnt.

Wer diese drei Stapel einmal für sich festlegt, muss nicht bei jeder Datei neu nachdenken.

Warum Anonymisieren schwerer ist, als es klingt

Der häufigste Irrtum ist, dass es genügt, Namen zu entfernen.

In einem kleinen Markt ist «die Geschäftsleitung eines Bieler Familienunternehmens mit zwölf Mitarbeitenden in der Zulieferbranche» faktisch identifizierend. Wer die Region kennt, kommt in zwei Schritten darauf.

Brauchbare Anonymisierung heisst deshalb: Namen weg, Ort weg oder gröber, Branche gröber, Grössenangaben gerundet, Zeitangaben unscharf, besondere Merkmale gestrichen. Was übrig bleibt, muss auf mehrere Dutzend Fälle passen.

Wenn nach dieser Behandlung der Nutzen weg ist, gehört der Fall in den dritten Stapel.

Die Einstellungen und ihre Grenzen

Die grossen Anbieter unterscheiden inzwischen zwischen privater und geschäftlicher Nutzung. In den Geschäftsangeboten werden Eingaben standardmässig nicht für das Training verwendet, dazu gibt es Aufbewahrungsfristen und teilweise Wahlmöglichkeiten beim Speicherort.

Das ist ein echter Unterschied und ich empfehle die geschäftliche Variante ausdrücklich.

Was sie nicht löst: Die Daten werden weiterhin verarbeitet und für eine gewisse Zeit gespeichert, häufig ausserhalb der Schweiz. Die Frage, ob du diese Angaben überhaupt weitergeben darfst, bleibt also bestehen. Sie wird durch die Einstellung nur kleiner, nicht beantwortet.

Der rechtliche Rahmen in groben Zügen

Ohne in juristische Tiefe zu gehen, drei Grundlagen, die für Selbstständige in der Schweiz zählen.

Das Datenschutzgesetz. Sobald du Personendaten bearbeitest, brauchst du dafür einen Grund und musst transparent darüber sein. Eine Weitergabe an einen Dienstleister ist eine Bearbeitung, auch wenn sie sich wie eine Werkzeugnutzung anfühlt.

Die Bekanntgabe ins Ausland. Die meisten dieser Dienste verarbeiten ausserhalb der Schweiz. Dafür gelten zusätzliche Anforderungen, die je nach Zielland unterschiedlich ausfallen.

Vertragliche Vertraulichkeit und Berufspflichten. Diese wiegen im Alltag oft schwerer als das Gesetz. Wer eine Geheimhaltungsvereinbarung unterschrieben hat oder einer Schweigepflicht untersteht, kann sich nicht darauf berufen, dass ein Werkzeug praktisch war.

Wenn deine Kundschaft in der EU sitzt, kommen weitere Anforderungen dazu. Bei regelmässiger Arbeit mit sensiblen Mandaten lohnt sich eine einmalige Abklärung mit einer Fachperson. Sie kostet weniger als der erste Zwischenfall.

Was in den Vertrag gehört

Das ist der Teil, den die meisten überspringen. Er ist zugleich der einfachste.

Ein kurzer Absatz genügt, in verständlicher Sprache. Welche Art von Werkzeugen du einsetzt, wofür, welche Daten dabei betroffen sein können und was ausdrücklich ausgeschlossen ist.

Etwa so: «Für Recherche, Strukturierung und Textentwürfe setze ich KI-gestützte Werkzeuge ein. Personenbezogene Angaben und vertrauliche Unterlagen aus unserer Zusammenarbeit werden dabei nicht verarbeitet. Wo Fallbeispiele verwendet werden, geschieht das ausschliesslich anonymisiert.»

Zwei Wirkungen. Deine Kundschaft weiss, woran sie ist. Ausserdem hast du eine Zusage, an die du dich halten musst, was in der Praxis der wirksamere Teil ist.

Was praktisch hilft, ohne den Nutzen aufzugeben

Der Reflex, bei Unsicherheit ganz zu verzichten, ist verständlich und meist unnötig. Vier Vorgehensweisen haben sich bei mir bewährt.

Arbeite mit Platzhaltern statt mit echten Angaben. Statt eines Protokolls schreibst du die Situation abstrahiert auf: «Ein Team aus sechs Personen, seit zwei Jahren ohne Führung, Konflikt zwischen zwei Bereichen.» Für die Denkarbeit reicht das fast immer. Die Rückführbarkeit ist weg.

Trenne Denken und Verarbeiten. Für die Frage, wie man ein schwieriges Gespräch aufbaut, brauchst du keinen einzigen echten Namen. Für das Zusammenfassen von zwanzig Seiten Protokoll brauchst du das Protokoll. Dann greift der dritte Stapel.

Nutze lokale Werkzeuge, wo es sich lohnt. Für Transkription gibt es Modelle, die auf dem eigenen Rechner laufen. Was dort verarbeitet wird, verlässt das Gerät nicht. Der Aufwand für die Einrichtung ist einmalig, danach ist eine ganze Kategorie heikler Aufgaben gelöst.

Führ eine kurze Notiz. Was du wofür genutzt hast, in einer Zeile. Falls jemand fragt, hast du eine Antwort. Du merkst ausserdem selbst, wenn sich eine Gewohnheit einschleicht, die du nicht wolltest.

Der Fehler, der am häufigsten passiert

Nach meiner Beobachtung entsteht das Problem selten bei der grossen Datei.

Es entsteht bei der schnellen Zwischenfrage. Man sitzt an einer Mail, will eine Formulierung verbessern, kopiert den Entwurf hinein und übersieht, dass in Zeile drei ein Name steht und in Zeile sieben eine Zahl aus einem Vertrag.

Die grosse Datei ist bewusst. Die schnelle Zwischenfrage ist Gewohnheit. Gewohnheiten prüft man nicht.

Dagegen hilft eine mechanische Angewohnheit: einmal überfliegen, bevor du abschickst. Zwei Sekunden, jedes Mal. Das fängt fast alles ab, was sonst durchrutscht.

Der Punkt, an dem es zur Positionierung wird

Es gibt eine Seite daran, die über Vorsicht hinausgeht.

Wer heute beratend arbeitet, wird zunehmend gefragt, wie er selbst mit diesen Werkzeugen umgeht. Meist nicht misstrauisch, eher interessiert, weil die Kundschaft dieselbe Frage für sich klären muss.

Eine klare Antwort ist an dieser Stelle ein Unterschied. «Ich nutze das für Struktur und Formulierung, Ihre Unterlagen gehen dort nicht hinein, hier steht, wie ich das handhabe» beantwortet eine Sorge, bevor sie ausgesprochen wird.

Wer dagegen ausweichend antwortet, erzeugt genau den Verdacht, den er vermeiden wollte. Eine verwandte Sorge betrifft die Texte selbst, dazu Wirkt mein Text wie von KI?.

Die drei Fragen vor dem Einfügen

Zum Schluss das, was ich mir selbst angewöhnt habe. Drei Fragen, bevor etwas ins Fenster geht.

Steht hier etwas drin, das auf eine bestimmte Person oder Firma zurückführt? Wenn ja, wird es entfernt oder es bleibt draussen.

Wäre es mir unangenehm, wenn meine Kundschaft mir dabei zusähe? Diese Frage ist unpräziser als jede Vorschrift und in der Praxis die zuverlässigste.

Brauche ich das Werkzeug hier überhaupt? Häufig lautet die Antwort nein. Der Bericht wird auch dann fertig, womit sich die Frage erledigt.

Wer diese drei Fragen einmal für sich beantwortet hat, kann die Antwort auch nach aussen sichtbar machen. Das gehört zu derselben Klarheit wie Dein Angebot klar beschreiben: Menschen entscheiden leichter, wenn sie wissen, woran sie sind.