Redaktionsplan erstellen: Anleitung und Vorlage für Selbstständige

Ein Redaktionsplan ist eine Übersicht, in der du festhältst, welche Inhalte du wann auf welchem Kanal veröffentlichst. Für Coaches und Berater/innen ist er vor allem ein Mittel gegen das leere Blatt am Schreibtag: Das Thema steht fest, die Suchfrage dahinter ist geklärt und der Termin passt zu deiner Woche. Ich zeige dir hier, wie du einen Redaktionsplan in sechs Schritten erstellst, woher die Themen kommen und wie eine Vorlage aussieht, die du direkt übernehmen kannst.

Was ist ein Redaktionsplan?

Ein Redaktionsplan ordnet geplante Inhalte nach Datum und Kanal und hält zu jedem Eintrag fest, worum es geht, welche Frage er beantwortet und wie weit er gediehen ist. Rund um den Begriff gibt es verwandte Wörter, die oft gleichbedeutend verwendet werden. Eine praktische Unterscheidung sieht so aus:

Wer allein oder zu zweit arbeitet, kommt mit einem einzigen Dokument aus, das Themenliste und Kalender zusammenführt. Die Content-Strategie klärt, warum und für wen du schreibst, der Redaktionsplan übersetzt sie in Termine. Wie eine ruhige Strategie aussieht, die mit wenigen Stunden im Monat auskommt, beschreibe ich in Sichtbar bleiben mit wenig Zeit.

Was ein Redaktionsplan für Selbstständige leisten muss

Bei einer Coachin oder einem Berater ohne eigenes Marketingteam erfüllt der Redaktionsplan vier Aufgaben:

1. Entscheidungen vorziehen. Wer am Schreibtag zuerst ein Thema sucht, verliert einen guten Teil der Zeit. Im Plan ist diese Entscheidung bereits gefallen.
2. Jede Veröffentlichung an eine Frage binden. Ein Beitrag, der eine konkrete Suchfrage beantwortet, kann über Google und in KI-Antworten gefunden werden. Die Spalte für Suchfrage oder Keyword erinnert dich bei jedem Eintrag daran.
3. Kanäle verbinden. Ein Blogbeitrag, ein LinkedIn-Post und ein Newsletter-Abschnitt zum selben Thema verstärken sich gegenseitig.
4. Zum Kalender passen. Kundentermine, Ferien und Weiterbildungen gehören in die Planung hinein. Ein Plan, der sie ausblendet, wird nach wenigen Wochen zur Liste unerfüllter Vorsätze.

Redaktionsplan erstellen in sechs Schritten

Einen Redaktionsplan erstellst du in sechs Schritten: Ziel festlegen, Kanäle wählen, Rhythmus bestimmen, Themenquellen festlegen, Formate zuordnen sowie Verantwortung und Zeitfenster eintragen. Ich gehe in genau dieser Reihenfolge vor, weil jeder Schritt auf dem vorherigen aufbaut.

1. Ziel festlegen

Schreibe in einem Satz auf, was deine Inhalte in den nächsten sechs Monaten bewirken sollen. Eine Beraterin für Nachfolgeregelungen könnte zum Beispiel festhalten: «Inhaber/innen von KMU zwischen 55 und 65 sollen mich finden, wenn sie wissen möchten, wie eine Nachfolge abläuft.» Aus so einem Satz ergeben sich Themen, Kanäle und Tonalität beinahe von selbst.

2. Kanäle wählen

Wähle zwei, höchstens drei Kanäle. Für viele Coaches und Beratende bilden Blog und LinkedIn eine gute Grundlage, ergänzt durch einen Newsletter. Der Blog trägt die ausführlichen Antworten, die über Google und KI-Systeme gefunden werden. LinkedIn bringt sie zu Menschen, die dich bereits kennen. Der Newsletter hält den Kontakt zu Interessent/innen, die noch abwarten. Warum er gerade für vertrauensbasierte Angebote passt, steht in Newsletter für Coaches und Beratende.

3. Rhythmus bestimmen

Lege pro Kanal fest, wie oft du veröffentlichst. Mehr dazu weiter unten.

4. Themenquellen festlegen

Bestimme, woher deine Themen kommen. Mit festen Quellen füllst du den Plan in einer Stunde für mehrere Wochen.

5. Formate zuordnen

Ordne jedem Thema ein Format zu: Anleitung, Ratgeberbeitrag, Fallbeispiel, kurzer Text-Post, Karussell oder Newsletter-Ausgabe. Eine Anleitung mit mehreren Schritten eignet sich für den Blog, ein einzelner Gedanke daraus für LinkedIn. So entstehen aus einem Thema mehrere Einträge im Plan.

6. Verantwortung und Zeitfenster eintragen

Auch wer allein arbeitet, profitiert von dieser Spalte. Trage ein, wer schreibt, wer gegenliest und wann geschrieben wird. Das Zeitfenster gehört als fester Termin in deinen Kalender, mit derselben Verbindlichkeit wie ein Kundengespräch.

Redaktionsplan Vorlage mit Beispielzeilen

Die folgende Redaktionsplan Vorlage hat sieben Spalten. Gefüllt habe ich sie mit Beispielzeilen, wie sie eine Coachin für neue Führungskräfte für den November anlegen könnte. Themen, Daten und Adressen sind frei gewählt und zeigen dir die Logik.

Suchfrage/Keyword hält fest, welche Frage der Beitrag beantwortet. Beim Newsletter bleibt sie leer, weil er über das Postfach gelesen wird. Status kennt vier Stufen: Idee, in Arbeit, bereit und veröffentlicht. Link füllst du nach der Veröffentlichung aus, damit du später beim Wiederverwenden und beim internen Verlinken schnell findest, was es schon gibt. Die Zeile «Reserve» hat absichtlich kein Datum, sie ist dein Ersatzthema für eine volle Woche.

Wie du zu den Begriffen in der vierten Spalte kommst, zeige ich Schritt für Schritt in der Keyword-Recherche für Beratende.

Woher die Themen für deinen Redaktionsplan kommen

Für die Themen nutze ich drei Quellen, die sich gut ergänzen: Fragen aus Erstgesprächen, die Daten der Search Console und Kategoriefragen an KI-Systeme.

Fragen aus Erstgesprächen. Was Interessent/innen im ersten Gespräch wissen möchten, ist eine naheliegende Themenquelle. Notiere jede Frage gleich nach dem Gespräch möglichst wörtlich in einer eigenen Liste. Sätze wie «Wie lange dauert so ein Coaching in der Regel?» oder «Was mache ich, wenn mein früheres Team mich als Chefin nicht ernst nimmt?» sind beinahe fertige Überschriften. In meinen Betreuungen beginnt die Arbeit mit einem Kickoff-Gespräch mit rund 20 Fragen, aus dem sich die ersten Themen ableiten lassen.

Search Console: Suchanfragen pro Seite. Wenn deine Website schon eine Weile online ist, zeigt die Google Search Console, mit welchen Suchanfragen Menschen auf deine Seiten stossen. Im Leistungsbericht kannst du unter anderem nach Seite, Suchanfrage und Land filtern und diese Filter miteinander kombinieren (Google Search Console Hilfe). Ich wähle eine Seite aus, wechsle zum Reiter «Suchanfragen» und schaue, welche Fragen dort auftauchen, die der Text bisher nur streift. Daraus entsteht eine Ergänzung der bestehenden Seite oder ein neuer Eintrag im Redaktionsplan. Weil mein Schwerpunkt auf der Schweiz liegt, setze ich immer den Länderfilter Schweiz. So mischen sich keine Suchanfragen aus Deutschland oder Österreich in die Auswertung. Wie du die Search Console einrichtest, steht in Google Search Console einrichten.

Kategoriefragen an KI. Die dritte Quelle sind Fragen, wie sie potenzielle Kund/innen an ChatGPT, Perplexity oder den KI-Modus von Google richten, etwa «Welches Coaching hilft neuen Führungskräften in der Schweiz?» oder «Woran erkenne ich eine gute Beratung für die Unternehmensnachfolge?». Ich prüfe meine eigene KI-Sichtbarkeit jeden Monat mit denselben Fragen in diesen drei Systemen. Dabei sehe ich, welche Teilaspekte die Antworten aufgreifen. Fehlt zu einem davon ein guter Text von dir, gehört er auf die Themenliste.

Ein Rhythmus, den du halten kannst

Ob ein Redaktionsplan nach drei Monaten noch lebt, hängt vor allem am Rhythmus. Ich empfehle, ihn an einer vollen Woche auszurichten. Was du in einer Woche mit vielen Kundenterminen schaffst, kannst du auch über Monate halten. Als Ausgangspunkt schlage ich diesen Rahmen vor:

• Blog: ein gründlicher Beitrag alle zwei bis vier Wochen
• LinkedIn: ein bis zwei Beiträge pro Woche
• Newsletter: eine Ausgabe pro Monat

Fällt dir dieser Rahmen nach drei Monaten leicht, kannst du ihn erweitern.

Ich arbeite selbst mit festen Zeitfenstern. Meine Blogbeiträge veröffentliche ich in festen Runden und schreibe sie meist am Sonntag für die kommende Woche. So steht der Inhalt fest, bevor die ersten Termine beginnen. LinkedIn-Posts plane ich in Chargen: Ich schreibe mehrere Beiträge an einem Stück und plane sie danach über die folgenden Wochen ein.

Das Prinzip lässt sich auf jeden Kalender übertragen: Wer gebündelt schreibt, wechselt seltener zwischen Kundenarbeit und Textarbeit und hat einen Vorrat, wenn eine Woche eng wird. Wenn dich Sichtbarkeit grundsätzlich viel Energie kostet, findest du in der Content-Strategie für introvertierte Selbstständige einen Rhythmus, der darauf Rücksicht nimmt.

Werkzeuge für deinen Redaktionsplan

Für einen Redaktionsplan genügen vertraute Werkzeuge. Vier davon eignen sich gleichermassen, die Wahl hängt davon ab, wie du sonst arbeitest.

Ich empfehle, mit der Tabelle zu beginnen, weil sich die Vorlage von oben direkt übernehmen lässt. Den Schreibtermin trägst du in jedem Fall zusätzlich in deinen Kalender ein.

Ein Redaktionsplan, der in vollen Wochen hält

Jeder Plan trifft irgendwann auf eine Woche, in der wenig davon passt. Drei Vorkehrungen helfen ihm, sie zu überstehen.

Puffer. Plane mit zwei fertigen Beiträgen Vorlauf pro Kanal. Fällt ein Schreibtermin aus, rückt der nächste fertige Beitrag nach und die Veröffentlichungen laufen weiter.

Reservethemen. Halte drei bis fünf Themen ohne Datum bereit, die zeitlos sind und wenig Recherche brauchen, so wie die Zeile «Reserve» in der Vorlage. Gut eignen sich Antworten auf häufige Fragen aus Erstgesprächen, weil du sie regelmässig gibst und die Formulierungen schon kennst.

Recycling. Ein bestehender Beitrag mit guten Zahlen lässt sich in neue Formate übertragen: ein LinkedIn-Post mit einem Gedanken daraus, ein Abschnitt im Newsletter oder ein Beitrag im Google-Unternehmensprofil. Trage solche Einträge bewusst in den Plan ein, etwa einmal im Monat. Wie du den passenden Beitrag auswählst und für jeden Ort umformulierst, zeige ich in der Anleitung zum Content-Recycling.

Dazu kommt eine Regel, die viel Druck nimmt: Ein verschobener Eintrag gehört zum Plan dazu. Braucht ein Beitrag mehr Zeit, rückt er eine Runde nach hinten und ein Reservethema übernimmt seinen Platz.

Den Redaktionsplan überprüfen und anpassen

Einmal im Monat lohnt sich ein kurzer Rückblick mit drei Fragen:

1. Welche Einträge sind erschienen, welche wurden verschoben?
2. Für welche Suchanfragen erscheinen die veröffentlichten Beiträge in der Search Console?
3. Welche neuen Fragen sind in Erstgesprächen aufgetaucht?

Neue Beiträge brauchen oft einige Wochen, bis sie in der Search Console sichtbar werden. Ich bewerte einen Beitrag deshalb frühestens nach zwei bis drei Monaten. Die Zahlen lese ich immer mit demselben Länderfilter Schweiz, damit die Vergleiche über die Monate stimmen.

Bei Copywriting Kurz begleite ich Coaches, Berater/innen und Consulting-Firmen in der Schweiz und im DACH-Raum dabei, aus einem solchen Plan regelmässige Inhalte zu machen. In der Betreuung für Social Media schreibe ich sechs bis acht LinkedIn-Beiträge im Monat und veröffentliche sie nach deinem Feedback, abgestimmt auf die Themen deiner Website.

Wenn du wissen möchtest, zu welchen Fragen deine Website heute schon in KI-Antworten auftaucht und welche Themen deinem Plan noch fehlen, gibt dir der kostenlose KI-Sichtbarkeits-Check einen ersten Überblick.